用 Outlook 十几年的文件人多半遇到过这种情况：C 盘空间一天天变少，点开邮箱设置一看，压缩个人文件夹文件已经涨到几十 GB，先搞型再收发邮件开始变慢，清类搜索也迟钝。动手PST 文件（Personal Storage Table，文件个人文件夹文件）是压缩 Outlook 在本地存储邮件、日历、先搞型再联系人的清类数据库，它不像普通文档那样能直接“另存为压缩包”变小，动手正确做法是文件先在 Outlook 内部整理，再考虑归档或拆分。压缩本文按可执行顺序讲清楚每一步，先搞型再并说明哪些操作不可逆、清类需要提前备份。动手

先确认你用的是哪种 PST，以及它为什么大

Outlook 里点“文件—账户设置—账户设置—数据文件”，能看到所有数据文件及其路径和格式。常见有两种：一种是旧版 ANSI 格式，单文件上限约 2GB，超了容易报错；另一种是 Unicode 格式，上限大得多（新版 Outlook 默认），所以能长到几十 GB 才被注意到。文件变大的原因通常有三类：附件堆积（尤其是反复转发的带图邮件）、已删除邮件和“已删除邮件”文件夹没有真正清空、以及多年邮件全部留在一个 PST 里不做归档。先看清是哪一类，再决定用哪种压缩方式。

第一步：清理，让 PST 先“瘦”下来

压缩本质上是把文件内部的空闲空间回收，如果里面全是实打实的邮件，压缩效果有限。所以顺序是先删后压。打开 Outlook，按大小排序收件箱和已发送邮件：在邮件列表标题栏右键—排序方式—大小，从大到小排，优先处理带大附件的邮件；附件如果已经存到本地或网盘，可以把附件删除或把整封邮件删除。然后清空“已删除邮件”文件夹，再右键该文件夹选择“清空文件夹”。如果开了“自动存档”，检查存档路径是否指到了另一个 PST，避免删完又同步回来。

接着处理“已删除邮件”之外的隐藏占用：在“文件—信息—工具箱”里可以找到“清理旧项目”，按提示把超过指定时间的旧邮件移入存档或删除。对于日历和联系人，一般占用远小于邮件，可暂时不动。做完这些，关闭 Outlook，再进入下一步，否则文件被占用，压缩会失败。

第二步：用 Outlook 自带的压缩功能

Outlook 没有叫“压缩”的显眼按钮，它的压缩是随“存档”和后台整理自动进行的。可靠的手动做法是：关闭 Outlook 后，进入“控制面板—邮件（Microsoft Outlook）—数据文件”，选中那个 PST，点“设置—高级”，在“压缩”相关选项里执行整理；不同版本界面措辞有差异，以你本机系统界面为准。另一种更常用的路径是“文件—信息—账户设置—数据文件—设置—高级”，找到压缩或立即整理一类的按钮。执行时不要强制关机，几十 GB 的文件可能需要较长时间，中途断电有损坏风险。

如果压缩后大小几乎没变，说明文件里主要是有效数据，不是空闲空间，这时压缩不是主要矛盾，应该转向归档和拆分。判断方法很简单：压缩前后对比文件大小，若只减少百分之几，就别反复压缩了。

第三步：归档与拆分，控制单个 PST 的体积

长期方案是“分而治之”。在“文件—信息—工具—清理旧项目—自动存档”里设置规则，把超过一定年限（比如两年）的邮件自动移到一个单独的存档 PST，主 PST 保持轻量。也可以手动新建一个 PST：数据文件—添加—Outlook 数据文件，命名如“存档2024.pst”，再把旧年份邮件拖进去。注意每个 PST 建议控制在合理范围，Unicode 格式虽然上限高，但过大仍会影响索引和同步速度。

几个容易踩的坑要单独说清：一是压缩和归档前务必复制一份 PST 到移动硬盘，操作中断可能导致文件损坏；二是不要用网上来源不明的“PST 压缩工具”，第三方工具可能读取你的全部邮件内容，隐私风险高，优先用 Outlook 自带功能；三是如果 PST 已经报错打不开，先用系统自带的修复工具（如 scanpst）尝试修复，再谈压缩；四是若公司邮箱由 IT 统一管理，先问管理员，别自行迁移数据文件位置，以免影响 Exchange 或 Microsoft 365 的同步。

最后给一个可执行的收尾清单：备份 PST → 按大小清理大附件 → 清空已删除邮件 → 设置自动存档规则 → 关闭 Outlook 后执行一次压缩 → 对比压缩前后体积 → 若变化不大则改为按年份拆分。按这个顺序做，大多数人的 Outlook PST 文件太大问题都能得到实质缓解，同时不会把邮件弄丢。涉及具体菜单名称和路径，不同 Outlook 版本、不同系统语言下可能略有差别，以你本机实际界面和官方说明为准。

(责任编辑：综合)