很多人做封面、打印标签、背景通知单时，显示先查会在 Word 里给段落或表格填上底色，个设屏幕上看着清清楚楚，打印可一点打印，背景出来的显示先查纸却是白底黑字，颜色整块消失。个设这不是打印打印机坏了，绝大多数情况是背景 Word 出于省墨和兼容考虑，默认没有把背景色和底纹送去打印。显示先查本文按排查顺序讲清原因和改法，个设并说明哪些"背景色"根本无法打印，打印帮你少走弯路。背景

需要先区分两个容易混淆的显示先查概念：一是"页面颜色"，位于设计选项卡，给整页铺底色，属于屏幕显示效果；二是"底纹"和"字符底纹"，针对段落、文字或表格单元格，属于可打印格式。前者默认不打印，后者只要开关打开就能打印。搞清楚你用的是哪一种，后面的操作才不会白做。

一、打开"打印背景色和图像"开关

这是最常见的症结。Word 默认勾选了"不打印背景色"，避免无意中浪费大量墨水。操作路径是：文件→选项→显示，在"打印选项"区域找到"打印背景色和图像"，勾选后确定，再打印一次看看。这个选项是全局生效的，改完对整个文档有效，不需要逐个段落设置。

如果用的是较老版本，入口在工具→选项→打印，或文件→选项→显示，名称略有差异，以你本机界面显示为准。改完后建议先打印一页试水，而不是直接批量打印几十页，尤其是深色底纹，耗墨量比想象中大得多。

二、确认你用的是"底纹"而不是"页面颜色"

页面颜色（设计→页面颜色）本质是文档的显示属性，即便勾选了打印背景色和图像，部分版本和打印机驱动下仍可能打不出来，或者只打印出很淡的效果。如果你只是想让某几段、某个表格有底色，正确做法是用底纹：选中内容→开始选项卡→边框按钮旁的下拉箭头→边框和底纹→底纹，选择填充色和应用范围（段落或单元格）。

表格还有个更隐蔽的点：选中单元格后直接点"底纹"填充，通常可以打印；但如果颜色是通过表格样式里的"镶边行"自动带出来的，一旦打印背景色开关没开，同样会消失。排查时不妨把光标放进单元格，看底纹颜色是手动选的还是样式带来的。

三、检查打印机与驱动侧的"省墨"设置

Word 里设置都对了还是不显示，就要往打印链路下游看。常见的三类干扰：一是打印机属性里勾了"经济模式""省墨模式""草稿质量"，这类模式会主动省略浅色和背景填充；二是"灰度打印"或"黑白打印"被选中，彩色底纹被转成浅灰甚至白色；三是虚拟打印机（如导出 PDF 的驱动）对背景处理规则不同。

建议打开打印机属性，把质量调回"标准"或"高质量"，取消灰度打印，再试。若你只是想拿到带底色的电子文件，可以先"另存为 PDF"或用系统自带的导出为 PDF 功能，再打印这份 PDF，很多时候比直接打印 Word 更稳定。这一步属于经验性建议，具体选项名称以你的打印机型号和驱动界面为准。

四、其他会让底色"消失"的细节

以下几条按出现频率排序，逐条核对：文档处于"草稿"或"大纲"视图时看不到也打不出底纹，切回"页面视图"即可；底纹颜色的透明度被调过，或选了接近白色的浅色，打印后肉眼几乎看不出，换一个明显些的颜色对比测试；文本框、艺术字、图片里的填充色，属于图形对象，打印行为与段落底纹不同；文档受保护或处于兼容模式，部分格式被降级处理。

还有一种情况是底色确实打出来了，但因为打印机墨量不足、纸张受潮或喷头堵塞，颜色浅到看不出来，换一台设备测试就能排除。排查顺序建议从文档内设置查到打印机设置，再到硬件，一层层缩小范围，比反复重装 Word 有效得多。

风险与边界提示

大面积深色底纹非常费墨，且容易让纸张起皱、文字对比度下降，正式文件建议用浅色底纹配深色文字，兼顾可读性和成本。涉及合同、票据、公文等有格式要求的材料，底色是否需要打印、用什么颜色，应以单位或接收方的具体要求为准，不要仅凭屏幕效果判断。

小结：遇到 Word 打印背景色不显示，先到文件→选项→显示勾选"打印背景色和图像"，再确认用的是可打印的底纹而非页面颜色，然后检查打印机是否开了省墨或灰度模式，最后排查视图、颜色深浅和硬件因素。按这四步走，多数问题当场就能定位，实在无法解决时，导出 PDF 再打印是一条稳妥的替代路径。

(责任编辑：休闲)